روش اجرايی كنترل اسناد ومدارك ایزو

1 - هدف
   هدف از تدوين اين روش اجرائي حصول اطمينان از تهيه، تغيير، توزيع و منسوخ كردن كليه مدارك و داده ها،  به روز بودن و در دسترس بودن در محل هاي لازم در فعاليتهاي مؤثر بر كيفيت مي باشد.

2- دامنه كاربرد
   كليه مستندات موجود در شركت مواد مغناطيسي تابان اعم از نظامنامه كيفيت، روش هاي اجرايي كيفيت، دستورالعملهاي اجرايي و ساير اسناد مرتبط تابع اين روش اجرايي مي باشند.

3- مسؤوليت ها
  مدير كيفيت
   - اجرا و حصول اطمينان از اجراي كليه موارد اين روش اجرايي

4 - تعاريف
 4-1- برنامه ريزي كيفيت
   نظامنامه، روش هاي كيفيت و طرح هاي كيفيت مشخص، پايه برنامه ريزي كيفيت در كليه كارهايي است كه شركت انجام مي دهد. تعريف نيازهاي ويژه براي كنترل هاي مورد نياز ( بازرسي و آزمايش ) در دستورالعمل هاي مربوطه به تفصيل بيان شده است.
مدرك: مستنداتي است كه به عنوان مرجع انجام فعاليتهاي سيستم مورد استفاده قرار مي گيرد و ممكن است به صورت فرم، نقشه، كتابچه، ديسكت و ..... باشد. چنانچه اين مدارك توسط پرسنل سازمان و يا مشاور تهيه گردد به عنوان مدارك درون سازماني شنا خته شده و چنانچه اين مدرك توسط مشتري و يا سازمان ديگري تهيه شود به عنوان مدارك برون سازماني شناخته مي شود.

 4-2- مستندات كيفيت
 مستندات كيفيت از چهار سطح اسناد به شرح زير تشكيل شده است :
 4-2-1- نظامنامه كيفيت
   در سند نظامنامه كيفيت عوامل نظام مديريت كيفيت شركت و جزئيات مسؤوليت هاي مديريت جهت حصول اطمينان از به دست آوردن اهداف عالي خط مشي كيفيت بيان شده است.
 4-2-2- روش هاي اجرايي كيفيت
   روش هاي اجرايي كيفيت، اسنادي در نظام كيفيت هستند كه ساختار و كنترل هاي مورد اعمال در شركت را بيان مي نمايند. روش هاي اجرايي با توجه به دلايل ذيل به طور جداگانه از نظامنامه تهيه و تدوين مي گردند:
1- روش هاي اجرايي نسبتاً طولاني هستند.
2- محدوديت دسترسي به اطلاعات براي افراد مختلف وجود دارد.
3- بازبيني هاي مكرري از يك سند مورد نياز خواهد بود.  
 4-2-3- دستورالعمل هاي شركت
  دستورالعمل هاي شركت شامل جزئيات انجام و نحوه كنترل صحيح كار در شركت مي باشند.
  هر يك از روشهاي اجرايي و دستورالعملهاي كاري تحت عناوين زير محتوا يافته و تدوين مي شود:  
 1- هدف : توضيحي واضح از محتواي سند و هدف نهائي اجرايي آنرا ارائه مي دهد.

  2- دامنه كاربرد: توضيح مي دهد سند در مورد چه چيزي يا چه كسي كاربرد دارد. به عبارتي محدوده عملياتي از نظر موضوع فعاليت و همچنين واحد بكار گيرنده مدرك مشخص ميگردد.

  3- مسووليت ها  : مسؤوليتهاي كليدي سازماني را براي انجام شدن آن فعاليت ( با استفاده از وظايف يا عنوانها، نه اسامي خاص ) خلاصه مي كنند.

  4- تعاريف: معني واژگان مخصوص و اختصاري بكار رفته در سند كه نيازمند توضيح و تفسير بيشتري مي باشد را توضيح مي دهد.

  5- روش انجام كار: نحوه انجام فعاليتهاي مرتبط با موضوع مدرك ( روش اجرايي يا دستورالعمل)، كه مواردي از قبيل چه چيز ، چه كسي، چه زماني ، كجا ، و چگونه را شامل مي شود مشخص مي كند.

  6- مدارك مرتبط: مستندات ديگري كه با سند در ارتباط مي باشند.

   7- پيوست : شامل فرمهاي پر نشده (فرمت ايجاد سوابق متناسب با متن روش اجرايي يا دستورالعمل ) و ساير پيوستهاي مورد نياز جهت اجراي مدرك مي باشد.

   مشخصات مهندسي :  به مدارك تخصصي در خصوص تأمين و ارائه خدمات و يا محصول اطلاق مي شود و شامل موارد ذيل مي باشد:
   1- نقشه هاي قطعات، مجموعه ها
   2- مشخصات كيفي
   3- استاندارد هاي فني ( استاندارد هاي بين المللي، ملي، كار خانه اي و ..... )
   4- مقررات قانوني ( مانند ضوابط مربوط به راهنمائي و رانندگي، محيط زيست و ...... )
   5- كتابچه هاي راهنماي خريداري، كاتالوگهاي محصول، دفترچه هاي تعميرات محصول و ..........


 4-2-4-  فرم ها
   فرم ها به منظور ثبت و توزيع اطلاعات و تقاضا براي تأييد اقدامات، مورد استفاده قرار مي گيرند.
   تمام فرم ها داراي شماره شناسايي منحصر به فرد و شماره وضعيت بازبيني مي باشند. همچنين شماره روش اجرايي يا دستورالعمل مرتبط با فرم بعد از شماره فرم درج و باعلامت ( / ) جدا مي گردد. ممكن است بعضي از فرم ها را در دستورالعمل هاي مربوطه در شركت گنجانيد و مورد استفاده قرارداد و يا يك دستورالعمل را در قالب يك فرم پياده نمود. واحد كيفيت در شركت سيستم شماره گذاري مركزي را برقرار و اداره مي نمايند. به منظور كنترل بهتر سيستم شماره گذاري فرم ها و اجتناب از تكثير فرمهاي بدون شماره، واحد كنترل انبارها موظف است قبل از ارسال هر فرم جهت چاپ، با واحد كيفيت هماهنگي نموده و از وجود تا صحت شماره كنترلي مناسب فرم اطمينان حاصل شود.  

5- روش اجرا
5-1- ساختار صدور اسناد كنترل شده در شركت
   اداره و صدور اسناد كنترل شده در شركت توسط واحد كيفيت انجام مي گيرد. اسناد كنترل شده شامل خط مشي، نظامنامه كيفيت، روش هاي كيفيت، دستورالعمل ها و فرم ها مي باشد. كليه اين اسناد پس از طي مراحل تهيه، تأييد و تصويب به واحد كيفيت جهت ثبت، توزيع، صدور و بايگاني تحويل داده مي شود.

5-2- افراد مجاز
   فقط واحد كيفيت اجازه صدور، اصلاح و يا جمع آوري نظامنامه كيفيت، روش هاي كيفيت و دستورالعمل هاي كيفيت را دارد.
   دستورالعمل هاي هر بخش در شركت بنا به دستور مدير مربوطه، توسط واحد كيفيت صادر، اصلاح و يا    جمع آوري مي گردند و نحوه انجام كار به صورت كنترل شده و بر اساس فهرست دريافت كنندگان اسناد مربوطه، اعمال شده و سپس اسناد توزيع خواهند گرديد.  
   مسؤولان قسمت ها اختيار تكثير و صدور مجدد در داخل واحدهاي خود را ندارند و در صورت لزوم اين كار توسط واحد كيفيت به صورت كنترل شده انجام مي گيرد و فهرستي از كساني كه سند بين آنها توزيع مي شود نگهداري مي گردد.

5-3- تدوين، تأييد و تصويب مستندات :
هر گونه اعتبار بخشي توسط  افراد از جدول ذيل تبعيت مي نمايد:
-4- توزيع مدارك:   
   مستندات پس از تصويب مسؤول مربوطه قابل اجرا بوده و پس از ممهور شدن به مهر معتبر بر اساس ليست توزيع مدرك 4QF001 توزيع كرده و تاريخ دريافت و نام و امضاء مدير واحد دريافت كننده مدرك را طي فرم ثبت تحويل اسناد 4QF002ثبت مي نمايد.  
   لازم به ذكر است كه مدارك و فرم هاي جاري و معتبر نظام كيفيت به وسيله فهرست مستندات معتبر شناسائي مي گردد.      

5-5- بازنگري مستندات:
   در صورت نياز به تغييرات يا اصلاحاتي در مدارك با ارائه فرم درخواست تغيير مستندات 4QF003 از واحدهاي ديگر مديريت كيفيت ( مسؤول كنترل مدارك ) بايد پس از اعمال تغييرات و بازنگري انجام گرفته روي مستندات، آخرين وضعيت تغييرات را در فرم مرجع مستندات و توزيع نسخ 4QF001 اعمال و شماره و تاريخ بازنگري را نيز در قسمت مربوطه بر روي تمام صفحات مدرك مورد نظر ثبت نموده و آنرا ممهور به مهر معتبر نمايد و در هنگام تحويل مدارك بازنگري شده جديد، مدارك بازنگري قبلي را از واحد هاي مربوطه جمع آوري و پس از ممهور نمودن به مهر نا معتبر يك نسخه از آنرا در واحد  كيفيت بايگاني نمايد. لازم به توضيح است كه پس از تحويل نسخ فرم توزيع مدارك 4QF001 توسط واحدهاي تحويل گيرنده مدرك امضاء شده و در صورت تحويل مدرك قبلي نيز امضاء تحويل گيرنده نيز در اين فرم درج مي گردد. همچنين اگر اعمال تغييرات پيرو درخواست از واحد هاي ديگر باشد قبل از اعمال آنها در مستندات بايد اقدامات اصلاحي انجام گرفته توسط مديركيفيت تأييد گردد و مدارك قبلي از واحدهاي مربوطه جمع آوري شده و ممهور به مهر نامعتبر گردند.
   همچنين يك نسخه از مدارك معتبر به همراه ليست توزيع جديد مربوطه در واحد كيفيت نگهداري مي شود و تاريخ بازنگري آن در فهرست اصلي مستندات معتبر ثبت مي گردد.

   در صورت نياز به تغيير و بازنگري فرم ها، بعد از اصلاح فرم مربوطه (پشت فرم ) يك واحد اضافه شده و ممهور به مهر معتبر مي گردد و فرم جديد در سيستم جاري شده، فرم هاي قبلي از كليه واحد ها جمع آوري شده و ممهور به  مهر  نامعتبر مي گردد و يك نسخه از فرم نامعتبر در واحد كيفيت بايگاني مي شود. (دقت شود كه تاريخ بازنگري جديد مدارك بايد در فهرست اصلي مستندات ثبت گردد).
   نمونه مهرها :               معتبر      و      نامعتبر  

5-6- مستندات
5
مرتبط :     
- كليه روش ها و دستورالعمل هاي اجرايي
5-6-1-  نحوه كد گذاري شركت :
   به منظور شناسائي، نظارت و كنترل كليه مستنداتي كه در شركت تهيه و مورد استفاده قرار مي گيرد ضروري است به هر سند يك هويت منحصر به فرد اختصاص يابد. به همين منظور نحوه كدگذاري مستندات شركت به شرح ذيل مي باشد:
تذكر: نقشه هاي فني نياز به ذكر بند استاندارد در ابتداي سيستم كدينگ خود ندارند.
تذكر: در كليه فرم هاي مرتبط با سيستم كيفيت ذكر نام سند مرجع ( دستورالعمل و روش اجرايي ) الزامي مي باشد به طور مثال پس از درج كد فرم به صورت زيركد سند مرجع نيز در كنار آن درج مي گردد.                                                                                          
                                        
5QF001/5QP001                                                                                                 

   برگه هاي اطلاعاتي حاوي ويژگي هاي محصول، ماشين، ....... مانند: طرح هاي كنترل، ليست هاي اطلاعاتي كه به عنوان مرجع استفاده مي شوند: كليه نمودارهاي فرآيند عمليات (OPC) و كليه شرح وظايف مي باشند.  

5-7-  به روز نگهداري مشخصات مهندسي:
   مدير فني و مهندسي مطابق دستورالعمل كنترل و به روز نگهداشتن مشخصات مهندسي4QI001 فهرستي از كليه مشخصات مهندسي محصول موجود در شركت را نگهداري مي نمايد. در مواقعي كه تغييرات در اين استانداردها ايجاد مي گردد، به روز مي شوند. به روز آوري استاندارها از طريق سيستم هاي اطلاع رساني ملي (استفاده از نشريه  Standard up date ) مؤسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران يا با مطالعه نشريات استاندارد در جهت تعيين وضعيت تغييرات در استانداردهاي موجود شركت (تجديد نظر شده، اصلاح شده و يا منسوخ شده) امكان پذير است.  
   هنگاميكه مشخص شد، استاندارد نگهداري شده در شركت تجديد نظر، اصلاح يا منسوخ شده است، فرد مسؤول با مشورت مدير كيفيت به كليه اشخاصي كه در شركت از آن استاندارد استفاده مي كنند اطلاع خواهد داد كه تغييراتي در استاندارد ايجاد شده است آن گاه فهرست استانداردها را اصلاح نموده و براي دريافت نسخه تجديد نظر شده يا اصلاح گرديده اقدام خواهد نمود. در مواقعي كه استانداردي از رده خارج مي شود، استاندارد قديمي در بايگاني با مهر مدرك منسوخ ممهور و از بايگاني استانداردهاي جاري خارج و در بايگاني استانداردهاي منسوخ نگهداري مي گردد.
 
6-  مدارك مرتبط
 - دستورالعمل كنترل و بروز نگهداشتن مشخصات مهندسي               

7- پيوست
 - فرم مرجع مستندات و توزيع نسخ                                          4QF001
 - فرم تحويل مدارك                                                             4QF002
 - فرم درخواست تغيير مدارك                                                    4QF003